Manage jouw team in 1 minuut!

Je hebt jouw laptop opgestart, checkt je e-mail en ziet direct een aantal mails van je team met vragen over taken. Je slaakt een diepte zucht en voelt de frustratie omhoog komen. Om alles goed te laten verlopen beantwoord je één voor één de vragen. Bij elke vraag gaat je irritatie verder omhoog en ruim een half uur later ben je eindelijk klaar met alle vragen beantwoorden. Het enthousiasme waarmee je de dag begon is inmiddels ver te zoeken. Gedurende de dag komen er ook nog wat vragen via Whatsapp binnen en ben je meer bezig met taken uitzetten en uitleggen dan dat je echt toekomt aan de taken die vandaag op jouw to do list stonden.

Dit is de harde realiteit van veel ondernemers die met een team werken. Wat als ik jou vertel dat het ook anders kan? Dat jij jouw bedrijf in 1 minuut kan managen en zo meer winst in tijd creëert? Ik vertel je er meer over in dit artikel. Luister je liever? Beluister dan de podcastaflevering over dit onderwerp.

Communicatie met jouw team is de sleutel tot winst in tijd

Wanneer je als ondernemer jouw bedrijf wilt laten groeien, dan kun je er niet omheen. Je hebt mensen nodig om mee samen te werken, een team. Het is gewoonweg niet mogelijk om je bedrijf te laten groeien en tegelijkertijd alles alleen te blijven doen. En een team hoeft echt niet groot te zijn. Van de administratie tot marketing en van klanten helpen tot alle mails beantwoorden die binnenkomen. Er komt een punt dat je met een team gaat werken die jou ondersteunt en die sommige taken ook beter en sneller uitvoeren dan jij.

De juiste persoon of personen vinden is soms al een uitdaging, maar zodra je één of meerdere teamleden hebt gevonden, ga je een nieuwe fase in met jouw bedrijf. Een fase waarin alles staat of valt met communicatie. En vaak gaat het bij het volgende mis:

• Je gaat er automatisch vanuit dat teamleden weten welke taken zij uit moeten voeren
• Als ondernemer verwacht je dat de ander weet wat zijn/haar verantwoordelijkheden zijn
• Je denkt dat jouw team automatisch weet wat jouw doel is en waar je naar toe wilt met je bedrijf

Wanneer je in het begin tijd investeert in teamleden en de communicatie met jouw team, dan levert dit uiteindelijk juist winst in tijd op. Maar hoe doe je dat dan?

3 waardevolle technieken wanneer je werkt met een team

Het managen van je bedrijf en je team vraagt om bepaalde vaardigheden. Die vaardigheden kan jij ontwikkelen en zorgen ervoor dat jouw bedrijf verder kan groeien. Deze vaardigheden hebben te maken met leren loslaten en anderen vertrouwen. Doe je dat niet, dan ben je uiteindelijk de bottleneck van je eigen bedrijf en is de kans groot dat de groei stagneert.

Het is echt niet nodig om altijd zelf de beslissing over iets te willen nemen. Wil je dat wel? Dan merk je dat het team altijd vragen blijft stellen over zowel kleine en grote beslissingen die genomen moeten worden. Dit zorgt niet alleen voor frustratie bij jezelf, maar geeft het team ook het gevoel dat je geen vertrouwen in ze hebt.

Er zijn 3 technieken die helpen om het team op zo’n manier aan te sturen dat het jou meer rust geeft, iedereen werkt efficiënter en de resultaten binnen jouw bedrijf worden beter.

Een minuut doelstellingen

Als het goed is werk je binnen jouw bedrijf met doelstellingen. Denk bijvoorbeeld aan een omzetdoel, het aantal nieuwe leads dat je wilt hebben per maand, de groei van je volgers, etc. Heb je deze doelstellingen nog niet helder? Ga hier dan eerst mee aan de slag.

Deze doelstellingen vertaal je vervolgens door naar doelstellingen per teamlid. Elk teamlid heeft de verantwoordelijkheid op een bepaald gebied binnen jouw bedrijf en daar koppel je een doelstelling aan.

Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Breng in kaart wat de verantwoordelijkheden per teamlid zijn
2. Bepaal met elkaar de doelstelling, welke je kunt onderverdelen in maand-, kwartaal en jaardoelstellingen.
3. Bepaal de bijbehorende deadlines en leg ze vast op maximaal 1 A4’tje per doelstelling

Op deze manier kan iedereen regelmatig nalezen wat zijn/haar doelstelling is en bepalen of de werkzaamheden die gedaan worden hier ook bij passen. Is dat niet zo? Dan nemen zij de verantwoordelijkheid om dit aan te kaarten en direct een nieuw voorstel te doen qua werkzaamheden die wel bijdragen aan het behalen van de doelstellingen.

Een minuut complimenten

Geef ook regelmatig complimenten aan je teamleden om te laten weten dat ze hun werkzaamheden goed uitvoeren. Het klinkt misschien als iets wat heel erg logisch is, maar het wordt toch vaak vergeten. De focus ligt al snel op zaken die fout gaan en dat kan voor onzekerheid zorgen bij het team. Wil dat zeggen dat je nooit mag aangeven als iets niet goed (genoeg) is uitgevoerd? Nee, zeker niet. Maar zorg er ook voor dat je duidelijk maakt wat er wel goed gaat.

Maak dit heel specifiek en moedig het team aan. Ze zijn vaak een stuk positiever en gemotiveerder om hun taken goed uit te voeren.

Compliment people. Magnify their strengths, not their weaknesses – Joyce Meyer

Breng de sterke punten van de teamleden in kaart, zodat je ook de juiste taken aan de juiste teamleden kan koppelen. Doe regelmatig een check of iedereen nog steeds op de juiste plek zit en zijn/haar kwaliteiten kan benutten.

Een minuut bijsturen

Het zou fijn zijn als alles vanaf het eerste moment goed gaat als je een samenwerking met een teamlid start. Toch is dat niet de realiteit. In het begin is het belangrijk om echt tijd en energie in een nieuw teamlid te steken. Iemand moet jouw bedrijf leren kennen en meegenomen worden in de processen binnen het bedrijf. Vervolgens kun je stap voor stap de verantwoordelijkheden over gaan geven.

Stuur mensen zo snel mogelijk bij als er iets niet goed gaat en wacht niet tot het volgende evaluatiegesprek dat over een paar weken plaatsvindt. Bespreek de feiten, kijk samen wat er fout is gegaan en hoe dit een volgende keer voorkomen kan worden.

Wees het voorbeeld van een ondernemer waar iedereen graag mee wil samenwerken. Zo voel ik mijzelf altijd supertrots als een teamlid laat weten dat ze graag onderdeel van mijn team is. Dat is voor mij de bevestiging dat ik het goed doe.

Dit soort samenwerkingen zorgen ervoor dat jij jouw doelstellingen behaalt.

Bonustip: voorkom eindeloze vragen vanuit je team

Als je bovenstaande 3 technieken toepast in het werken met een team, dan weet ik zeker dat er efficiënter gewerkt gaat worden. Toch kan het nog wel eens voorkomen dat er één of meerdere vragen per dag worden gesteld door teamleden.

Er is één manier waarop je ervoor zorgt dat er minder vragen komen en dat een teamlid meer verantwoordelijkheid durft te nemen.

Maak afspraken met het team als er een vraag is, zij zelf vast nadenken over een oplossing. Door ze hier zelf over na te laten denken:

• Vergroot je het oplossingsgerichte vermogen
• Zorg je voor een groter verantwoordelijkheidsgevoel
• Hoef je alleen nog maar ja/nee te antwoorden in plaats van dat je zelf over de vraag moet nadenken

Jouw teamleden leren op deze manier zelf een oplossing te zoeken voor de vraagstukken waar ze binnen jouw bedrijf tegenaan lopen.

Creëer meer winst in tijd

Ik haal veel inspiratie uit boeken. De technieken en adviezen pas ik toe in mijn eigen bedrijf om te testen wat wel/niet werkt. De inspiratie voor deze 3 technieken heb ik uit het boek ‘van Kenneth Blanchard. Een echte aanrader!

Wil je graag zelf ook meer winst in tijd creëren? Zodat er meer tijd is voor het laten groeien van je bedrijf en er dus ook meer winst in geld komt? Ik denk graag een keer met je mee! Elke maand help ik maximaal 10 ondernemers gratis om meer inzicht te krijgen in hun bedrijf en blinde vlekken op te sporen zodat je daar direct mee aan de slag kunt. Tijdens het gesprek ontvang je al minimaal 2 waardevolle tips, dus wacht niet te lang en plan hier nu jouw gratis winstsessie.