Wat is je winst tijdens je vakantie?

Toen ik in loondienst werkte was het heel vanzelfsprekend dat ik met vakantie ging. Met collega’s werden de dagen keurig afgestemd en iedereen had gewoon recht op een x-aantal vakantiedagen per jaar.  Toen ik ondernemer werd, merkte ik dat vakantie niet zo vanzelfsprekend was. Als ik al met vakantie ging had ik niet het gevoel dat ik alles uit kon schakelen. Wat als mijn klanten me nodig hadden? Ik moest toch bereikbaar zijn? En belangrijker nog, mijn kosten gingen door en als ik met vakantie was kwam er ging geld binnen. Dus hoe verleidelijk is het om dan toch door te blijven werken.

Inmiddels weet ik dat het anders kan en kun je zelfs als je met vakantie bent toch winst draaien met je bedrijf. Ben je benieuwd, lees dan vooral verder of luister deze podcastaflevering:

Werk met een team

In 2019 maakte ik een prachtige reis naar Tanzania met mijn gezin. Dit keer zonder dat ik ’s morgens mijn wekker moest zetten om eerder op te staan om te werken voordat de andere gezinsleden wakker werden.  De laptop bleef voor het eerst thuis en ik was minder goed bereikbaar dan tijdens andere vakanties. Het was optimaal genieten van de mooie omgeving en de ervaringen die ik met mijn gezin meemaakten.

Winst in tijd met een team

Terwijl ik aan het genieten was, was mijn team in Nederland aan het werk. Zij zorgden dat het bedrijf door kon draaien. De werkzaamheden die gedaan moesten worden voor mijn bedrijf en voor mijn klanten, werden gedaan. Zelfs de mail werd bijgehouden zodat ik bij thuiskomst niet overspoeld werd door een overvolle inbox.

De eerste keer dat ik alles volledig aan mijn team overliet, vond ik best wel spannend. Het gevoel dat je niet gemist kunt worden overheerst dan, maar achteraf blijkt dat allemaal reuze mee te vallen.

Teamwork can be summed up in five short words: We believe in each other.

Wat heel belangrijk is voordat je vertrekt is een goede voorbereiding met het team. Steek daar ook bewust tijd in. Daarbij kun je aan de volgende onderwerpen denken:

• Werk met een systeem waarin de taken en deadlines staan. Zelf werk ik met Teamwork, een systeem waar ik alles voor mijn bedrijf en mijn klanten bijhoudt. Dat geeft direct overzicht.
• Elk teamlid weet wat zijn/haar verantwoordelijkheden zijn.
• Een van de teamleden heeft de verantwoordelijkheid om het overzicht te bewaken en is ook het aanspreekpunt is voor andere teamleden.
• Maak duidelijke afspraken of en voor welke zaken je gestoord kan worden en op welke manier je dan bereikbaar bent.

Een goede overdracht is het halve werk en zorgt ervoor dat je niet onnodig gestoord wordt tijdens je vakantie.

Hoe heerlijk is het als je na je vakantie direct weer de draad op kan pakken en in het normale ritme zit in plaats van eerst drie dagen je overal doorheen te werken om weer overzicht te krijgen. Hier win je ontzettend veel tijd mee. En tijdens je vakantie kun je volop genieten en gaan je gedachten niet naar hoe het zal zijn als je weer terug bent.

Werk je nog niet met een team en wordt het hoog tijd om te gaan delegeren? Ik vertel je meer over hoe je in 3 stappen taken uit kan besteden voor winst in tijd.

Winst in geld met een team

Een team levert je niet alleen winst in tijd op, maar ook winst in geld. Toen ik een maand in Tanzania verbleef, kwam er bijna dezelfde omzet binnen als tijdens andere maanden en draaide ik nog steeds winst.

Het werk voor mijn klanten liep namelijk gewoon door en mijn team zorgde dat alles uitgevoerd werd. Daar was geen hulp van mij voor nodig. Dat is het voordeel van een zelfsturend team.

Stem uiteraard wel met je klanten af welke taken wel uitgevoerd worden en welke niet.  In mijn voorbeeld waar ik verantwoordelijk ben om strategisch met mijn klanten mee te denken, stem ik af dat we dit na de vakantie weer oppakken of we hebben hier voor mijn vertrek extra aandacht aan besteedt.

Bouw een buffer op

Besluit je bewust om jouw bedrijf voor een langere periode te sluiten tijdens de vakantieperiode, dan kun je niet zonder buffer. Redenen om je bedrijf bewust te sluiten, kunnen zijn:

• Teamleden hebben in dezelfde periode vakantie dus kan er geen werk uitgevoerd worden
• Klanten hebben zelf vakantie en besluiten om geen werkzaamheden door te laten lopen
• Je bent zelf verantwoordelijk voor de uitvoerende taken, denk aan coach calls
• Je wilt echt 100% kunnen genieten van je vakantie en door je bedrijf te sluiten, kun je het beter loslaten

Het bedrijf sluiten heeft voor een deel wel een bepaalde impact op de winst van je bedrijf. Hoe groot deze impact is, is afhankelijk van de duur van de periode. Stel dat dit ook een maand is, net zoals bij mij, dan moet je er dus voor zorgen dat je een buffer hebt opgebouwd voor deze maand om de kosten door te laten lopen. Aan de andere kant betekent het dat je de winst in de andere maanden van het jaar ‘goed’ moet maken en daar de keuze kan maken om meer omzet te draaien.

Breng jouw financiële cijfers in kaart

Als je geen zicht hebt op je financiële cijfers weet je ook niet wat je aan buffer nodig hebt. Dus ken je cijfers en maak een plan om een buffer op te bouwen.

Zet het volgende voor jezelf op een rij:

• Wat heb je maandelijks nodig om privé van te kunnen leven
• Welke kosten maak je maandelijks binnen je bedrijf

Vervolgens tel je deze bij elkaar op en dan weet je wat er  minimaal maandelijks moet binnenkomen. Dit is puur om de cijfers globaal in kaart te brengen voor jouw vakantie. Wanneer je de cijfers voor een jaar in kaart wilt brengen, zijn ook jaarlijks terugkerende kosten bijvoorbeeld belangrijk. In deze blog lees je meer over financiële cijfers.

Zodra je weet wat je maandelijks nodig hebt en je weet op welke momenten je met vakantie gaat in het jaar weet je wanneer je jouw buffer aan moet spreken. Want alle kosten gaan door, dus zorg dat je dit bedrag beschikbaar hebt.

Werk met een vakantiepotje

Ik werk met verschillende potjes, zodat ik exact weet wat er waarvoor beschikbaar is. Als je de Profit First  methode kent dan werk je waarschijnlijk al met de volgende rekeningen:

• Ontvangsten
• Winst
• Salaris
• Belasting
• Kosten

Daar kun je dan nog een extra potje aan toevoegen die je vakantie of buffer noemt Nu jij jouw financiële cijfers in kaart hebt gebracht, weet je precies wat je nodig hebt voor je vakantie. Door maandelijks een vast percentage over te zetten naar dit potje, weet je zeker dat je niet in de rode cijfers komt. Een bijkomend voordeel is dat het bedrag ongemerkt groeit en je vaak verrast wordt wat je hebt gespaard.

Meer grip op winst in tijd en geld

Besef je na het lezen van deze blog dat er werk aan de winkel is? Dat het nu echt tijd wordt om orde op zaken te stellen om rustig op vakantie te kunnen gaan. Zonder dat je inkomsten misloopt.

Plan een gratis winstsessie in  om erachter te komen op welk vlak er in jouw bedrijf winst te behalen valt. Ik geef je zeker 2 tips waar je direct mee aan de slag kunt. Elke maand help ik geheel gratis, 10 ondernemers en kun je met mij in gesprek over winst in tijd en geld. Plan je winstsessie hier.