Meer bedrijfsgroei met betere communicatie

Communicatie is super belangrijk binnen je team, je gezin, je vriendengroep. Overal komt communicatie om de hoek kijken en toch gaat het nog vaak mis. Zo zat ik laatst heerlijk te werken aan mijn bureau op kantoor. Het was zo’n dag die veel te snel voorbij ging. Net voordat ik mijn laptop wilde afsluiten, kreeg ik een berichtje: “Mam, wat eten we vanavond?” Mijn nekharen gingen direct overeind staan en de irritatie kwam naar boven. Er lagen voldoende boodschappen in de koelkast om een gerecht van te maken. Maar in plaats van zelf iets te bedenken had ik eigenlijk een recept klaar moeten leggen op het aanrecht. Dan was het eten klaar geweest als ik thuis kwam. Toen ik hier dieper over na ging denken, besefte ik dat deze situatie alles met communicatie te maken heeft. De communicatie met je gezin is niet veel anders dan met je team. Om een resultaat te krijgen, moet je duidelijk communiceren.

Over dit onderwerp heb ik ook een podcastaflevering gemaakt die je hier kunt beluisteren:

Goede communicatie start bij jezelf

De stemmetjes in ons hoofd denken het vaak te weten. Je kunt het beter zelf doen dan uitbesteden want zelf kun je het beter, doe je het sneller of wat de reden ook mag zijn. Ik ben benieuwd of jij ook tot de ondernemers hoort die vaak van deze stemmetjes in hun hoofd hebben.  Maar waar komen ze vandaan?

Als je steeds allerlei vragen van teamleden krijgt en je blijft deze beantwoorden dan kost dat tijd en misschien ook nog veel irritatie. Je verwacht namelijk dat iemand die je aanhaakt direct weet wat zij moet doen. Toch is dat niet zo. Vergelijk het met iemand die in loondienst werkt en al 10 jaar ervaring heeft in een bepaalde branche. Diegene zal ook weer even haar plekje moeten vinden als ze start met werken voor een nieuw bedrijf. Een bedrijf moet je eerst leren kennen.

Het voorkomen van een continue vragenstroom ligt met name bij jou als ondernemer en eigenaar van je bedrijf. Jij hebt zelf in de hand hoeveel vragen je krijgt en hoe vaak. Stellen jouw teamleden je regelmatig vragen? Reflecteer dan eens op de afgelopen tijd en stel jezelf de volgende vragen:

• Op welke manier heb ik de taak gedelegeerd?
• Was alle informatie die mijn teamlid nodig had beschikbaar?

Betrek ook jouw teamlid hierin en stel de volgende vragen:

• Ontbrak er informatie voor het uitvoeren van de taak?
• Zo ja, welke informatie ontbrak er?
• Was er iets onduidelijk aan de manier waarop de taak gedelegeerd werd?
• Zo ja, wat kan er de volgende keer anders zodat het voor jou duidelijk is?

Door deze vragen aan jezelf en aan je teamleden te stellen, communiceer je op een open manier en kom je erachter waar het probleem zit en hoe dit opgelost kan worden.

Vertrouwen en verantwoordelijkheid binnen je team

Het draait niet alleen om communicatie. Vertrouwen en verantwoordelijkheid zijn net zo belangrijk.

Als ik naar mijzelf kijk, dan ben ik echt een control freak. Als iemand dan een bepaalde taak had uitgevoerd, thuis of binnen mijn team, dan kon ik meestal wel iets vinden wat was vergeten of wat anders was gedaan dan normaal. Dan voerde ik het alsnog zelf uit en daarmee creëer je dat de ander niet weet wat er van haar verwacht wordt en ook onzeker wordt.

Misschien weet je van jezelf dat je een control freak bent of denk je dat je er geen bent, maar blijk je toch veel te controleren en zelf te doen. Hoe je daarachter komt? Door de volgende stappen te volgen:

1. Kijk eens terug naar de afgelopen maand. Welk teamlid stelde de meeste vragen?
2. Op welke momenten worden de meeste vragen gesteld?
3. Heb jij wel eens taken overgenomen m.b.t. de vragen die worden gesteld?
4. Hoe heb je gereageerd toen diegene de eerste keer die taak had uitgevoerd?

Door deze vragen aan jezelf te stellen en op een eerlijke manier terug te kijken naar de situatie, kun je eraan werken om dit een volgende keer te voorkomen.

Communication is what makes a team strong

Communiceren over de ontwikkelingen binnen het bedrijf

Het is belangrijk om je team mee te nemen in de ontwikkelingen binnen je bedrijf en ook in de bedrijfsvoering zelf. Weten zij waar je voor staat met je bedrijf en als ondernemer? En weten zij naar welk doel jullie samen aan het toewerken zijn?

Als jouw doel helder is voor je teamleden en zij weten precies wat er van hen wordt verwacht binnen jouw bedrijf, dan is het voor hen ook duidelijk waar naartoe gewerkt wordt. Je gaat voelen dat jouw bedrijf veel meer door je team gedragen wordt dan wanneer ze hier niet van op de hoogte zijn.

Om te voorkomen dat je dagelijks kleine klusjes over de schutting gooit, werkt het beter om te werken met een teamoverleg. Dit kan wekelijks zijn, tweewekelijks of bijvoorbeeld maandelijks. De frequentie kan ook aangepast worden ten tijde van vakanties of lanceringen. In sommige periodes is het fijn om elkaar iets vaker te spreken zodat alle neuzen dezelfde kant op wijzen. Zorg ervoor dat de overleggen functioneel zijn en niet meer tijd in beslag nemen dan nodig.

Goede communicatie zorgt voor beter resultaat

De samenwerking met een team valt en staat met de manier van communiceren en hoe jij ze meeneemt binnen jouw bedrijf. Over hoe jij het team ownership geeft over taken waar zij verantwoordelijk voor zijn.

Door tijd te besteden aan goede communicatie, voorkom je dat er veel tijd nodig is voor het beantwoorden van vragen, het bijsturen van teamleden en eventueel het zelf uitvoeren van taken. Door dit te voorkomen, behaal je betere resultaten omdat alle neuzen dezelfde kant op staan en ieder teamlid precies weet wat er verwacht wordt.

Vind je dit toch nog wel een lastig onderwerp? Ik bied een beperkt aantal gratis sessies per maand aan. Plan hier een gratis sessie in zodat ik kan meekijken waar bij jou winst te behalen valt.