Overvolle mailbox? Weg ermee!

Een overvolle mailbox. Misschien heb jij er ook wel één. Je ziet dit vaak bij mensen die niet zo gestructureerd werken. De mailbox bevat berichten die gelezen zijn en berichten die nog lekker vetgedrukt in het rijtje staan. Er is geen overzicht van wat wel en niet beantwoord is. En dan heb ik het nog niet eens over de cijfertjes die aangeven hoeveel mails er in de mailbox zitten. Ik heb mailboxen gezien met 1000, 2000 of zelfs 10.000 mails. Een ongestructureerde mailbox zorgt ervoor dat het meer tijd kost om iets terug te zoeken.

Wat doet een volle mailbox met je brein?

Een mailbox die zo overvol is geeft een bepaald signaal af. Een signaal dat het werk nooit klaar is. Het geeft onrust. Het gevoel dat je nog zo veel te doen hebt. En eraan beginnen is lastig omdat er geen overzicht is.

Doordat het overzicht ontbreekt, word je geleefd door de waan van de dag. Je gaat AAN als er mails binnenkomen en reageert op alle mails waarop je wilt reageren. Het maakt niet uit of het wel of geen prioriteit heeft. Dit zorgt ervoor dat je niet met belangrijke werkzaamheden aan de slag gaat, namelijk datgene wat je bedrijf vooruit helpt.

Als jij een ambitieuze leider van je bedrijf bent, dan hoort de mailbox beheren niet bij jouw takenpakket. Je werkt immers niet op het secretariaat.

Waarom laat je het niet los?

Iemand anders je mailbox laten beheren heeft alles te maken met loslaten. En dat zit tussen je oren. Waarom doe je het niet? Ben je bang dat iemand een verkeerd antwoord geeft? Denk jij dat je het altijd beter zelf kunt beantwoorden? Wil je echt alle mail onder ogen zien? Zelfs de berichten die energie slurpen?

Maak het jezelf niet zo moeilijk en besteed die mailbox uit. Zorg dat je een persoonlijke mailbox hebt waar alleen de allerbelangrijkste mail voor jou binnenkomt en maak daar duidelijke afspraken over.

Een opgeruimde mailbox

Een mailbox die goed beheerd wordt is overzichtelijk en de beheerders weten exact wie wat in beheer heeft. Er worden zorgvuldige afspraken gemaakt en iedereen weet zijn verantwoordelijkheid. Een mailbox hoeft echt niet ieder uur van de dag uitgelezen te worden, maar wel dagelijks. Dan ben je altijd op tijd met het beantwoorden van de mail.

Een heerlijk opgeruimde mailbox. Overzicht en altijd op tijd een bericht naar de verzender. Wie wil dat nou niet?

Het is één van de werkzaamheden die prima uitbesteed kan worden aan een team. Mijn team beheert ook mijn mailbox en ik heb er geen omkijken naar.

Ben jij een ambitieuze online ondernemer en wil jij ook je bedrijf stroomlijnen? Heb je geen idee hoe je dat aan moet pakken? Plan een afspraak in mijn online agenda dan brainstorm ik graag met je hoe jij je bedrijf verder in kunt richten zodat jij door kunt groeien naar het volgende level.