Creëer meer winst in tijd

We hebben allemaal evenveel tijd. De meeste ondernemers die ik begeleid ‘klagen’ dat ze zoveel te doen hebben, maar te weinig tijd hebben. De to do lijst lijkt nooit kleiner te worden. En laten we eerlijk zijn, tijd is niet gratis. Tijd is geld en dus kun je jouw tijd maar beter goed inzetten.

Aan de ene kant speelt timemanagement een grote rol, maar het is ook belangrijk om te bekijken waar jij jouw tijd aan besteedt en of je wel met de juiste dingen bezig bent.

Vind je het fijner om te luisteren in plaats van te lezen? Ik heb ook een podcast over dit onderwerp opgenomen.

 

Tijd registreren voor meer inzicht 

Als ondernemer ben je verplicht om jouw tijd te registreren voor de Belastingdienst. Je kunt controle krijgen (zoals ik dat ook heb gehad) of je daadwerkelijk aan het urencriterium voldoet voor bepaalde ondernemersaftrekken. Maar dat is niet de enige reden waarom jij je uren zou moeten registreren.

Door het registreren van je uren, kun je achterhalen waar jouw tijd naartoe gaat. Je kunt er ontzettend veel informatie uit halen en ervan leren wat je voor de toekomst wel eens anders zou kunnen doen.

Door wekelijks te reflecteren op je tijd en deze te analyseren krijg je inzicht in verschillende zaken.

Hoeveel tijd besteed je aan jouw taken 

Door je tijd te registeren, kom je erachter hoeveel tijd bepaalde taken kosten. Ik kan je garanderen dat je van sommige taken niet eens verwacht dat ze zoveel van jouw tijd opslokken. Dat zorgt ervoor dat je gaat kijken waar je winst in tijd kunt behalen. Misschien kun je met bepaalde systemen gaan werken of is het mogelijk je processen te optimaliseren.

Werk je al zo efficiënt als mogelijk is, dan geeft het je inzicht in hoeveel tijd je moet reserveren voor bepaalde taken. Dat zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan en je een haalbare planning kunt maken waardoor je geen tijd tekort komt.

Wat ga je niet meer uitvoeren

Wanneer jij jouw tijd hebt geregistreerd en aan de slag gaat met het reflecteren en analyseren, bekijk dan eens waar je tijd naartoe gaat. Wat voor werkzaamheden ben je aan het uitvoeren? Zijn dat werkzaamheden die echt geld opleveren of ben je alleen maar bezig in de dagelijkse operatie van je bedrijf.

Door deze analyse, kun je beslissen of je bepaalde werkzaamheden wel of niet meer zelf gaat uitvoeren. Vaak kom je erachter dat een aantal werkzaamheden ook prima door anderen uitgevoerd kunnen worden. Die keuze maak je dan op basis van jouw uurtarief en de tijd die jij besteed aan deze werkzaamheden en het uurtarief en de tijd van iemand anders die dit voor jou kan doen.

Teamleden tijd laten registreren 

Het is ook belangrijk dat  jouw teamleden rijd registeren. Zelfs als je niet met zzp’ers samenwerkt, maar met mensen in loondienst.

Bij één van mijn klanten werd op deze manier inzichtelijk gemaakt dat er extra uren werden gemaakt die niet doorbelast konden worden aan haar klanten. Dat is belangrijke informatie om mee aan de slag te gaan aangezien dit direct invloed heeft op de winstmarge.

Taken uitbesteden voor winst in tijd

Als jouw bedrijf groeit, dan moet je op enig moment de keuze maken om teamleden aan te haken. Bepaalde werkzaamheden hoeven niet door jou uitgevoerd te worden en het is dan gunstiger om teamleden aan te haken met een lager uurtarief dan jouw uurtarief.

Het is een interessante rekensom die je van te voren maakt en je  jezelf de volgende vragen kunt stellen:

• Wat is mijn uurtarief?
• Wat is het uurtarief van iemand waar ik taken aan kan uitbesteden?
• Wat levert mij dat op? En denk daarbij niet alleen aan winst in tijd, maar ook winst in geld. Als iemand taken van jou overneemt, betekent dit dat jij meer tijd hebt voor het vergroten van de omzet. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van een nieuwe product/dienst die gelanceerd kan worden of het aantal klanten dat je extra kunt aannemen nu bepaalde taken bij jou wegvallen.

9 van de 10 keer is de conclusie van bovenstaande antwoorden dat je kunt werken aan meer omzet en winst voor je bedrijf.

If you really want to grow as an entrepreneur, you’ve got to learn to delegate – Richard Branson

De enige vraag die je nu nog aan jezelf moet stellen is: Wat houd mij tegen om taken uit te besteden?

8 tips voor meer winst in tijd 

Naast het uitbesteden van taken, heb ik nog 8 tips voor je die zorgen voor meer winst in tijd:

1. Bekijk vanuit de tijdanalyse hoe lang afspraken en werkzaamheden duren. Waar je eerst misschien een uur blokte, kan het wellicht ook in 30 minuten door bijvoorbeeld gestructureerd te overleggen of met bepaalde systemen te werken.
2. Stel duidelijk  je grenzen liggen als het tijd betreft. Wil jij tijdens de avonduren of weekenden werken? Of wil je ook quality time hebben met de  dierbare mensen om je heen? Grenzen aangeven is hierin belangrijk.
3. Beslis op welke tijden je geen afspraken wilt. Je kunt hier bewuste keuzes in maken omdat je vaak op bepaalde momenten van de dag productiever bent en meer werkzaamheden kunt verzetten in kortere tijd.
4. Plan in blokken, zowel voor werk als voor afspraken. Dat werkt veel efficiënter omdat je dan langere tijd met bepaalde werkzaamheden bezig bent. Daardoor hoef je niet steeds te wisselen van taak, wat ervoor zorgt dat je vaak meer werk verzet in een kortere periode.
5. Stel regels aan coachafspraken en overleggen. Geef duidelijk aan dat afspraken alleen verzet kunnen worden bij noodgevallen. Zorg ervoor dat jij de baas bent over je eigen agenda.
6. Geef altijd aan dat je op tijd start. Als een klant of teamlid te laat is, dan betekent dat een kortere afspraak. Je stopt op de afgesproken eindtijd.
7. Werk je met meerdere mensen in één ruimte? Spreek dan een signaal af zodat ze weten wanneer je niet gestoord wilt worden. Denk bijvoorbeeld aan een signaal zoals het dragen van een koptelefoon.
8. Zeg ook eens NEE. Stop met pleasen.

Tool voor het registreren van tijd 

Voor het registreren van tijd is het ook belangrijk om met een zo efficiënt mogelijke tool te werken. Alles bijhouden in een papieren agenda, zorgt niet echt voor een goed overzicht. Ik kan Toggl hiervoor aanraden. Je kunt namelijk:

• Klanten aanmaken. Vergeet je eigen bedrijf hier ook niet in mee te nemen.
• Projecten per klant aanmaken.
• De timer aanzetten wanneer je met een taak start en uitzetten wanneer de taak gereed is.

Het voordeel van Toggl is dat je heel snel inzicht krijgt in waar je tijd naartoe gaat. Je kunt door het aanzetten van filters, precies zien hoeveel tijd je aan klanten/projecten besteed over een periode van een week, een maand, etc.

Financieel gezond groeien 

Groeien betekent altijd uit je comfortzone gaan. Maar als ondernemer is het wel belangrijk om financieel gezond te groeien.  Veel ondernemers starten al vrij snel met een VA bij het uitbesteden taken op het gebied van social media of wat organisatorische zaken. Als de omzet groeit worden vaak meerdere teamleden aangehaakt.  Toch zijn ze dan vaak teleurgesteld dat er onder aan de streep weinig over blijft.

Soms moet je eerst geld investeren voordat het geld oplevert. Denk bijvoorbeeld aan de periode dat je nog in loondienst werkte. Dan werd je ook een periode ingewerkt en in die periode leverde je waarschijnlijk niet zoveel op als de periode na je inwerktijd. Maar denk ook na hoe jij de tijd die vrij komt gaat besteden. Een team is er om jou te ondersteunen en door hen de verantwoordelijkheid te geven kun jij je richten op zaken die meer opleveren.

Bedenk dus altijd wat je doel is zodat je bewuste keuzes maakt en geen geld over de balk gooit.

Wil je meer te weten komen over dit onderwerp? Vraag dan het gratis E-book aan.