Tools voor het Virtuele Kantoor!

Een virtueel kantoor kan niet zonder tools. Een aantal jaren geleden was Het Nieuwe werken helemaal hot. Ook ik werkte wel eens vanuit huis. Dan was ik voornamelijk werkzaamheden aan het uitwerken die niet direct nodig waren om op kantoor te doen. Het Nieuwe werken stond voor werken op locatie en tijdstip dat voor jouw situatie praktisch was.

MIJN VIRTUELE KANTOOR KAN NIET ZONDER TOOLS

Eigenlijk was Het Nieuwe Werken niet echt heel bijzonder. Toen ik ondernemer werd en op afstand met opdrachtgevers ging werken, ging er een wereld voor mij open. Ik dacht veel te weten door Het Nieuwe Werken maar ik kwam in aanraking met compleet nieuwe tools. Het Nieuwe Werken was immers niet volledig online werken. Je kwam nog steeds regelmatig op kantoor en zag je collega’s en je baas.

De online wereld bleek echter een wereld met volop mogelijkheden waarin online tools onmisbaar zijn. Goed gereedschap is het halve werk. En al snel kwam ik erachter dat het in principe niet uitmaakt of het gratis of betaalde tools zijn. De keuze ligt vooral in het feit of de tool betrouwbaar en veilig is en of de opties toereikend zijn om efficiënt genoeg te werken. Welke tools mogen niet ontbreken in mijn virtuele kantoor.

DE TOOLS VAN MIJN VIRTUELE KANTOOR

Teamwork

Dit is de basis van mijn virtuele kantoor. In Teamwork leggen we alle taken vast die worden uitgevoerd door mijn teamleden. Op die manier weet ik wie welke taak in beheer heeft, wat de status is, wanneer de deadline is en of de taken wel of niet zijn afgerond. Je kunt een duidelijke omschrijving toevoegen aan de taak en ook met elkaar communiceren door comments achter te laten of via de chat te communiceren.

Mocht iemand onverhoopt ziek worden, dan kunnen taken zonder problemen snel en efficiënt worden overgenomen.

Dit komt ook mede doordat de werkprocessen zijn vastgelegd in Teamwork. Zonder werkprocessen is overname van een taak totaal niet eenvoudig, kost het meer tijd en kan er niet efficiënt worden gewerkt.

De chatfunctie binnen Teamwork wordt gebruikt voor allerhande vragen die niet taakgerelateerd zijn. Hierdoor zijn de communicatielijnen kort en efficiënt.

Toggl

Dit is een handige tool om alle urenregistraties in bij te houden. Niet alleen voor mijn eigen werkzaamheden, maar ook mijn teamleden registreren hier de tijd die zij besteden aan werkzaamheden voor mijn klanten. Dit doen zij vanuit hun eigen account, maar doordat dit gekoppeld zit aan mijn account, heb ik direct alle uren inzichtelijk. Zo heb ik realtime inzicht of we in de pas lopen en kan ik bijsturen waar nodig.

Dropbox

Dit wordt naast Teamwork gebruikt om documentatie op te slaan. Ik heb een gedeelde map aangemaakt met daarin submappen voor mijn opdrachtgevers. Hier wordt bijvoorbeeld content in geplaatst die op social media moet worden verspreid, maar ook de bestanden met statistieken staan hierin opgeslagen. Doordat elke opdrachtgever een apart mapje heeft, zijn documenten gemakkelijk terug te vinden.

Skype

Dit is de overlegtool. Wekelijks vindt er een overleg plaats met mijn teamleden, maar ook met mijn opdrachtgevers. Hiervoor gebruik ik altijd Skype. Het is een handige tool waarmee je ook met meerdere mensen tegelijkertijd kunt Skypen.

Lastpass

Dit is een wachtwoordmanager en dus een veilige tool voor het opslaan voor wachtwoorden. Het voordeel hiervan is dat je het ook toegankelijk kunt maken voor je teamleden en ook kunt bepalen welke wachtwoorden voor wie zichtbaar zijn. Op deze manier voorkom je dat wachtwoorden ergens op een papiertje worden geschreven of in een onveilig document zonder wachtwoord worden opgeslagen.

Google Suite

Dit zorgt ervoor dat ik de status en verwerking van mailberichten inzichtelijk heb door duidelijke labelling. Op die manier kan ik op een zo efficiënt mogelijke manier werken.

You Can Book Me

Dit is ideaal om afspraken in te plannen zonder dat je steeds heen en weer moet mailen. Ik heb in You Can Book Me aangegeven op welke dagen/tijden ik beschikbaar ben en door middel van een link, kunnen mensen dan een afspraak met mij inplannen op de momenten dat het mij uitkomt. Zowel diegene die de afspraak inplant, als ik, krijgen een bevestiging van de afspraak. Mocht er iets tussenkomen en de afspraak moet worden gewijzigd of geannuleerd, dan kan dat ook via You Can Book Me en wordt er een automatisch bericht verstuurd naar mij en diegene die de afspraak heeft gemaakt.

Mailblue

Dit is de autoresponder die zorgt voor de automatisering van mijn e-mails. Zo kan ik er voor zorgen dat deelnemers van mijn prgramma’s de juiste informatie ontvangen, verstuur ik relevantie informatie over mijn diensten. Wil jij deze mailings ook ontvangen? Meld je dan hier aan. Uiteraard kun je ook andere soorten mailings hierin automatiseren.

ER ZIJN NOG VEEL MEER TOOLS!

En zo zijn er nog veel meer online tools om de achterkant van je bedrijf te automatiseren en zo efficiënt mogelijk te werken. Denk eens aan de tijd die het je kost om bepaalde zaken allemaal zelf te blijven doen.

Niet alleen binnen mijn bedrijf gebruik ik deze tools, maar ook opdrachtgevers adviseer ik wat passend is voor hun situatie.

Ook jou kan ik hiermee helpen! Neem eens contact op voor meer informatie over wat ik voor jou kan betekenen.