Een tijdsanalyse zorgt voor bedrijfsgroei!

Toen ik net begon met mijn bedrijf hield ik mijn tijd vooral bij voor de belastingdienst. Want je weet maar nooit of ze een keer op de stoep staan voor een controle. En gelukkig maar, want ze hebben mijn urenregistratie een keer opgevraagd.

Vanaf het moment dat ik Het Clockwork-effect ontdekte, ging ik anders naar mijn tijd kijken. Tijd die ontzettend kostbaar is. Niet alleen zakelijk, maar zeker ook privé. Het Clockwork-effect bestaat uit 7 stappen waarin je er naartoe werkt om jouw bedrijf zo in te richten, dat het draait als een geoliede machine. De 4D mix is daar een belangrijk onderdeel van en een tijdanalyse zorgt ervoor dat jij beter zicht krijgt op waar jij de meeste tijd aan besteed en waar verbetering mogelijk is.

Wat is de 4D mix?

Wanneer je het Clockwork-effect nog niet hebt gelezen, dan is de kans groot dat je geen idee hebt wat de 4D mix precies is. Kort samengevat zijn het vier fases van activiteiten: Doing, Deciding, Delegating en Designing. Als ondernemer krijg je met alle vier de fases te maken, maar het doel is dat jij als ondernemer minder gaat doen en meer in de ‘design’ fase komt. Dat zorgt er namelijk voor dat jouw bedrijf kan groeien, terwijl jij minder doet in minder tijd.

Hieronder leg ik kort alle vier de fases uit van de 4D mix:

• Doing: Dit is de fase waarin je alles zelf doet. Elke ondernemer begint in deze fase, maar het is aan jou of je in deze fase blijft hangen of niet.
• Deciding: In deze fase besluit je om bepaalde taken over te dragen aan andere mensen, bijvoorbeeld jouw teamleden of vaste medewerkers. Dit lijkt misschien in eerste instantie ook op de fase delegating, maar er is een wezenlijk verschil. Eerder schreef ik al een blog over het verschil tussen beslissen en delegeren.
• Delegating: Je besteedt taken uit aan anderen en geeft diegene zelf de volledige verantwoordelijkheid voor het resultaat, om knopen door te hakken en de taak goed uit te voeren.
• Designing: Dit is de fase waar jij als ondernemer ook tijd aan moet besteden. Je werkt dan namelijk aan de strategie van jouw bedrijf om groei te realiseren en de optimalisatie van de flow en efficiency die daaraan bijdraagt. Zit je in deze fase als ondernemer, dan gaat het werk ook door zonder jou.

Een tijdsanalyse maken

Nu je weet wat de 4D mix is, kun je aan de slag met het maken van een tijdsanalyse. Dit zorgt ervoor dat jij inzichtelijk krijgt hoeveel tijd jij aan elke fase besteedt. Het makkelijkste is om 5 werkdagen precies bij te houden wat je doet en bij elke activiteit aan te geven bij welke fase dit hoort. Een fijne tool om jouw tijd in te registreren is Toggl. In deze tool kun je precies aangeven waar je mee bezig bent en start je de timer bij aanvang van de taak en wanneer je daarmee klaar bent, zet je hem weer op stop. Zo heb je aan het einde van de maand een duidelijk overzicht van waar jij jouw uren aan hebt besteed.

Vervolgens is het belangrijk om te analyseren hoeveel tijd jij aan elke fase toewijst. Doe dit op een manier die bij jou past. Je kunt het bijvoorbeeld uittekenen in een grafiek, een cirkeldiagram of door de percentages achter de verschillende fases te zetten.

Het belang van een tijdsanalyse

Waarom is het maken van een tijdsanalyse zo belangrijk? Eigenlijk is het heel simpel. Deze tijdsanalyse laat jou namelijk precies zien of je je met de juiste dingen bezighoudt. Zit jij teveel in doing fase, dan betekent dit dus dat je voor jezelf gaat analyseren of je al deze activiteiten wel zelf moet doen. Door taken uit te besteden creëer je tijd voor de designing fase.  Een ander mooi inzicht uit deze analyse is hoeveel tijd jij besteed aan de deciding fase,  als jij wilt blijven beslissen voor je teamleden kost dat ontzettend veel tijd.

De tijdsanalyse zorgt ervoor dat jij weet waar jij jouw tijd aan besteedt en kan confronterend zijn, vooral omdat je erachter kunt komen dat je met activiteiten bezig bent die niet bijdragen aan de groei van jouw bedrijf. De juiste verdeling van de 4D mix zorgt ervoor dat je met je bedrijf verder groeit.

Het ultieme doel

Misschien is het niet jouw ultieme doel, maar die van mij was het wel. En dat was dat ik 4 weken ongestoord op vakantie kon gaan, terwijl mijn bedrijf door bleef blijven draaien. Door o.a. het maken van deze tijdsanalyse en het implementeren van de Clockwork methode, heb ik dat afgelopen zomer kunnen realiseren.

En niet alleen die 4 weken vakantie zijn fijn, ik ben mij steeds verder aan het focussen op quality time voor mijzelf, familie en vrienden. Tijd die ik weinig beschikbaar had. Door de inzichten van de tijdsanalyse heb ik bewust keuzes gemaakt welke activiteiten ik zelf in mijn bedrijf doe en wat ik meer en meer kan delegeren en bewuster in de designfase aan het werk ben.

Benieuwd wat de Clockwork methode voor jouw business kan betekenen? Kijk hier voor meer informatie over Clockwork of plan een gratis gesprek in zodat ik je er meer over kan vertellen.