Eerste Hulp Bij het Opbouwen van een Virtueel Team

25 tips voor een goede samenwerking

Het opbouwen van een virtueel team lijkt misschien makkelijk, maar is het dat ook echt? We zien bij anderen vaak alleen de buitenkant van het bedrijf. En zijn daar als ondernemers ook het meeste mee bezig. Zichtbaar zijn en klanten aantrekken, daar focussen we ons op. Maar wat als die nieuwe klanten bij je binnenkomen? Wat zien ze dan en zijn ze daar tevreden over? Hoe welkom voelen zij zich?

Dat is allemaal afhankelijk van hoe jouw bedrijf aan de binnenkant is georganiseerd. Misschien niet het meest leuke om mee aan de slag te gaan, maar het is een essentieel onderdeel van het fundament van je bedrijf. Dat zorgt ervoor dat jij levert wat je belooft. En dit kan je niet alleen, daar heb je meer mensen bij nodig. Een virtueel team!

Wees erop voorbereid dat het opbouwen van een virtueel team niet over 1 nacht ijs gaat. Deze 25 tips gaan jou helpen om niet alleen de buitenkant, maar ook de binnenkant van je bedrijf te verbeteren waardoor jij meer klanten aantrekt en ze beter kan helpen:

#1 Kleine en ad hoc taken uitbesteden levert geen tijd op  

Kleine taken en ad hoc klusjes uitbesteden aan een team levert jou geen extra tijd op. Inventariseer goed op welke gebieden je ondersteuning nodig hebt zodat je een teamlid daar de verantwoordelijkheid voor kunt geven. Zorg ervoor dat dit taken zijn die jou te veel energie kosten of waar je niet voldoende kennis over hebt en die jou ook daadwerkelijk tijd besparen. Vind je het lastig om te bepalen welke taken je het beste als eerste kunt uitbesteden? Lees hier mijn blog over uitbesteden en welke vragen jij jezelf kunt stellen om erachter te komen wat je het beste als eerste kunt uitbesteden aan een team.

#2 Een teamlid voor elke afdeling van jouw bedrijf

Deel jouw bedrijf op in verschillende afdelingen. Doe je alles nog alleen, dan ben jij op dit moment verantwoordelijk voor al die afdelingen. Denk aan de marketingafdeling, de support, de financiële afdeling, de productontwikkeling, etc. Dat zijn ontzettend veel rollen en taken die je moet vervullen. Breng in kaart welke expertise jij mist in je bedrijf en voor welke afdeling(en) je het eerst een teamlid wilt vinden.

Heb je wel al één of meerdere teamleden? Breng dan in kaart wie wat doet. Mis je nog een bepaalde expertise in je bedrijf? Of heb je nu één teamlid op een afdeling zitten, waar eigenlijk twee teamleden nodig zijn om het goed te kunnen runnen?

Vind je het lastig om dit in kaart te brengen en te ontdekken waarvoor je iemand nodig hebt en wie je daarvoor nodig hebt? Schakel dan hulp in.

#3 Stop met beslissen, start met delegeren

Het is één van de grootste valkuilen voor ondernemers wanneer ze een team aanhaken. Ze willen zelf de touwtjes in handen houden en alles zelf beslissen. En er zit een groot verschil tussen beslissen en delegeren. Om succesvol samen te werken met een team, is het belangrijk dat jij echt gaat delegeren. Leg de verantwoordelijkheid bij de ander en stop met beslissen voor de ander. Dit bespaart jou enorm veel tijd en voorkomt onzekerheid bij je team. Door hen meer verantwoordelijkheid te geven, zijn ze meer betrokken bij jouw bedrijf en kunnen ze hun talenten optimaal benutten.

Dit is voor veel ondernemers lastig, want je moet bepaalde taken echt loslaten. Ook ik vind dit soms nog lastig. Daarom is het goed om steeds weer te reflecteren op jezelf of je aan het beslissen of aan het delegeren bent.

#4 Virtueel communiceren

Virtueel werken en dus ook virtueel met elkaar communiceren, werkt anders dan dat je met elkaar samenwerkt op een kantoor. Virtueel zijn er geen gesprekken bij het koffie apparaat of kun even binnenlopen bij het kantoor van collega’s of de baas. Iedereen werkt op verschillende momenten vanuit huis of vanuit een eigen kantoor.

Houd er in de samenwerking met een team dus rekening mee dat iemand niet à la minute bepaalde werkzaamheden kan oppakken, maar met een eigen planning werkt. Dat vraagt iets in de afstemming van de werkzaamheden en een goede communicatie zodat iedereen weet waar hij aan toe is.

Plan bijvoorbeeld aan het begin van de week een overleg in met het hele team om te bespreken wat iedereen gaat doen en wat iedereen daarvoor nodig heeft om die taken met succes af te ronden.

#5 Voorkom dat je jouw team niet kunt betalen

Een team is een investering in geld, maar je krijgt er enorm veel tijd en waarde voor terug. Toch raad ik niet aan om klakkeloos met een virtueel team te gaan samenwerken zonder dat jij weet of je hen na de eerste maand ook nog kunt betalen.

Start eens met het aanleggen van een ‘spaarpotje’ waar je maandelijks het bedrag op stort wat je aan een teamlid zou moeten betalen. Ervaar of je dit bedrag daadwerkelijk beschikbaar hebt of dat er eerst nog iets moet veranderen. Het voordeel hiervan is tweeledig. Je hebt namelijk enerzijds al een buffer aangelegd en anderzijds weet je of je één of meerdere teamleden maandelijks kunt betalen.

Lukt dit niet? Onderzoek dan aan welke knoppen je moet draaien binnen je bedrijf om dit budget wel beschikbaar te hebben. Een mooi alternatief is om eerst met een stagiaire te werken.

#6 Tools voor succesvolle samenwerkingen

Op afstand samenwerken vraagt om overzicht en inzicht. Het is niet alleen handig voor jou om te weten waar iedereen mee bezig is en wanneer er werkzaamheden gereed moeten zijn, maar ook voor jouw team geeft dit houvast en zekerheid.

Een samenwerktool is dus onmisbaar. Ik werk met mijn team in Teamwork, maar je kunt ook kiezen voor tools zoals Asana, Monday of Trello.

Test eens uit welke tool voor jou het beste werkt en bespreek ook met je team of zij deze tool fijn en overzichtelijk vinden. Krijg je veel vragen van je teamleden, dan kan dit onder andere aan de samenwerktool liggen waar jullie op dat moment mee werken. Ga hierover in gesprek en maak op basis daarvan de beslissing of je eventueel overstapt naar een andere tool.

#7 Voorkom dat teamleden veel vragen stellen

Bekijk hieronder de video en ontdek wat de redenen kunnen zijn dat teamleden vragen blijven stellen.

#8 Claim de juiste rol binnen jouw bedrijf

Zodra je met teamleden gaat werken, verandert jouw rol. In elk bedrijf zijn er 3 rollen:

• Uitvoerder
• Manager
• Leider

Met een team om je heen pak jij de rol van de leider van je bedrijf, de visionair. Je werkt aan de toekomst van je bedrijf door je bezig te houden met de strategie en verbeteringen waardoor jouw bedrijf nog beter gaat lopen.

 Claim die leiderschapsrol!

 #9 Systemen en processen zorgen voor efficiëntie

Er wordt vaak door ondernemers onderschat hoe belangrijk systemen en processen zijn binnen bedrijven. Dit is echt het fundament van je bedrijf en zorgt ervoor dat jij en je teamleden niet steeds opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Dit bespaart tijd en kosten en zorgt ervoor dat er minder fouten gemaakt worden.

Denk maar eens aan de vakantieperiode. Jouw teamlid die altijd verantwoordelijk is voor de marketing binnen je bedrijf, gaat op vakantie. Een ander teamlid neemt de marketingtaken in die periode over. Als er geen systemen of processen zijn waar mee gewerkt wordt, dan weet diegene niet hoe te reageren op bepaalde reacties, dat er nog berichten ingepland moeten worden en waar er dan op gelet moet worden. Als er wel processen en systemen zijn, dan staat alles stap voor stap uitgelegd en kan iedereen die marketingtaken (tijdelijk) overnemen. Het bedrijf blijft draaien als een goed geoliede machine.

#10 Communicatie is key

Goede communicatie is in elk team belangrijk, virtueel of niet. Toch is het misschien bij een virtueel team nog belangrijker. Vooral omdat je elkaar niet dagelijks live ziet. Maak duidelijke afspraken over hoe je elkaar kunt bereiken en wat te doen bij dringende situaties. Ik heb bijvoorbeeld met mijn team afgesproken dat de communicatie via de samenwerkingstool verloopt, behalve als het spoed is. Dan wordt er een Whatsappje gestuurd of gebeld.

Naast deze onderlinge communicatie, is het ook belangrijk dat jij als ondernemer deelt wat je doelen zijn en waar de focus op ligt. Dat zorgt ervoor dat jouw teamleden weten waar ze aan toe zijn en waar jullie samen naartoe moeten werken.

#11 Neem de tijd om je team samen te stellen

Als je hebt besloten dat je één of meerdere teamleden wilt aanhaken, neem hier dan de tijd voor. Haastige spoed is zelden goed en dat geldt zeker voor het samenstellen van een virtueel team.

Plaats niet even snel een oproepje op social media, maar wees specifiek in je vraag. Zo voorkom je dat Jan en alleman gaat reageren en je hier ook nog eens veel tijd aan kwijt bent.

In een oproep deel je bijvoorbeeld onder andere:

• De taken die iemand op zich gaat nemen
• Eventuele tools waar iemand bekend mee moet zijn
• Hoeveel uur per week het ongeveer zal zijn
• Jouw kernwaarden
• Je visie en je missie

Onderschat dit proces van het werven van teamleden niet. Er gaat veel tijd in zitten om de juiste teamleden te vinden. Je kunt ook besluiten om dit door een Online Business Manager te laten doen.

#12 Zoek op de juiste plekken naar teamleden

Je kunt natuurlijk in je eigen netwerk rondvragen of iemand nog toevallig iemand kent die precies past in het plaatje van wat jij zoekt. Bedenk wel goed dat een teamlid dat voor de ene ondernemer goed werkt, niet altijd voor jou goed hoeft te werken.

Ik wil je ook de tip geven om niet direct te kiezen voor iemand uit je kennissenkring, vriendenkring of familie. Is diegene een A-player en weten jullie zakelijk en privé te scheiden? Dan kan het uiteraard wel. Maar kies niet iemand omdat die ander zich misschien gepasseerd voelt als je het niet doet.

Buiten je netwerk zijn er ook nog andere plekken waar jij teamleden kunt zoeken:

• Social media: Plaats een oproep of LinkedIn, Instagram en/of Facebook. Dit soort berichten doen het in Facebookgroepen ook altijd erg goed.
• Databases voor Virtueel Professionals. Er zijn er inmiddels best veel van.
• Het netwerk van je teamleden als je die al met teamleden werkt.

Je kunt ook tijdens de periodes dat je niet op zoek bent naar een teamlid, namen opschrijven van mensen die wellicht interessant kunnen zijn om in de toekomst aan te haken. Zo bouw je ook een digitale databank voor jezelf op met A-spelers.

#13 Creëer betrokkenheid

Op afstand met elkaar samenwerken kan soms het gevoel geven dat iedereen op zijn eigen eiland zit en alleen verantwoordelijk is voor zijn of haar stukje.

Creëer betrokkenheid en plan bijvoorbeeld een teamdag één keer in de zoveel tijd in en ook een wekelijks of tweewekelijks overleg mag niet ontbreken. Op die manier stimuleer je het teamgevoel en levert samenwerken met een team alleen nog maar meer op.

#14 Geef teamleden verantwoordelijkheid

Als ondernemer werk je hoogstwaarschijnlijk vooral met zzp’ers samen die jij toegevoegd hebt aan je team. Maak voor jezelf duidelijk waar de verantwoordelijkheden van elk teamlid liggen en bespreek dat ook met jouw teamleden.

Als teamleden zich verantwoordelijk voor iets voelen, dan leveren ze betere prestaties en zijn ze pro-actiever. Geef jij teamleden geen verantwoordelijkheid en blijf jij diegene die alles beslist, dan creëer je een werkgever-werknemersrol waarbij pro-activiteit vaak op een laag pitje staat en het jou ook meer tijd kost. Terwijl je juist teamleden aanhaakt om minder tijd aan dit soort zaken te besteden.

#15 Zorg voor back-up van je keyplayers

Binnen je team kan er sprake zijn van één of meerdere keyplayers binnen je team. Dit zijn teamleden die je eigenlijk niet kunt missen omdat anders een groot aantal zaken niet kunnen doorlopen zoals normaal. Je kunt daarbij denken aan specifieke expertises zoals Facebook adverteren of de financiële administratie.

Zorg ervoor dat je met jouw keyplayer(s) bespreekt op welke manier zij vervangen kunnen worden als zij tijdelijk uit de roulatie zijn door vakantie of vanwege andere redenen. Laat diegene eerst zelf nadenken over mogelijkheden en ga daarmee akkoord of geef zelf nog een andere optie.

#16 Minimaliseer verloren tijd

Het bouwen aan een stevig fundament voor je bedrijf met een team is een proces. En zoals het in elk proces gaat, kan er sprake zijn van knelpunten. Zorg ervoor dat je deze knelpunten ontdekt en verbetert om tijdverspilling tegen te gaan.

#17 Communiceer duidelijk over bevoegdheden

Bepaal en bespreek welke bevoegdheden teamleden hebben zodat zij problemen kunnen oplossen binnen hun aandachtsgebied of kunnen bijsturen waar nodig.

Als je niet duidelijk bespreekt welke bevoegdheden iemand heeft, dan is de kans groot dat diegene regelmatig met vragen bij jou komt. Dit wil je voorkomen aangezien je juist meer tijd wilt besteden aan de ontwikkeling en de strategie van je bedrijf dan aan de operationele kant.

#18 Neem afscheid als dat nodig is

Je hebt als het goed is, goed nagedacht over met wie je een samenwerking aangaat. Toch kunnen er verschillende redenen zijn waarom jij afscheid moet nemen van iemand:

• Blijkt niet in het team te passen
• Bepaalde kennis en vaardigheden ontbreken
• Het bedrijf is gegroeid, maar het teamlid niet waardoor het geen match meer is

Zet de samenwerking niet voort omdat je het zielig vindt om afscheid te nemen van diegene of omdat die ander zo lief is of een bekende. Door op deze manier te denken ga je de oorlog niet winnen en jij wilt juist groeien met jouw bedrijf en impact maken. Merk je dus dat iemand jou te veel negatieve energie en misschien ook wel geld kost? Neem dan snel afscheid en start de zoektocht naar een nieuw teamlid.

#19 Werk met A-players

Bouw aan een dreamteam van A-players. Dit zijn teamleden die de volgende eigenschappen hebben:

• Ze tonen initiatief
• Werken slimmer
• Lopen net dat stapje harder
• Zorgen dat de klus geklaard wordt
• Communiceren goed
• Zijn betrokken bij het bedrijf
• Bereiken hun doelen

Houd er rekening mee dat je alleen maar A-players toelaat tot je team. Zodra er een B of een C-player bij je team komt, merk je dat ook het niveau van de A-player naar beneden gaat. Werk je alleen maar met A-players? Dan heeft dat een heel erg positief effect voor jouw bedrijf, maar ook voor de samenwerking binnen jouw team.

#20 Stuur op resultaat

Het gaat er niet om op welke manier iemand zijn werk uitvoert, het gaat om het resultaat. Bemoei je dus niet met hoe een teamlid iets doet. Diegene is de expert in zijn of haar vakgebied en kan dus efficiënt en effectief werken.

Vallen de resultaten tegen? Vraag dan aan jouw teamlid wat de oorzaak hiervan is en hoe dit resultaat de komende tijd wordt verbeterd om de gestelde doelen te bereiken.

#21 Denk na voordat je team aan het werk zet

Nieuwe plannen zijn snel geboren bij ondernemers. Ideeën komen in je op tijdens een wandeling, onder de douche of terwijl je op vakantie bent. Denk echter goed na voordat je jouw team aan het werk zet.

Waarom wil je een bepaald plan of idee uitvoeren? Wat moet het opleveren? Welke doelstellingen moeten daaraan gekoppeld worden? En heeft het nu prioriteit? Allemaal vragen die jij jezelf moet stellen voordat je alles gaat vertellen en uitzetten aan je team.

#22 Maak afspraken over bereikbaarheid

Je werkt niet met elkaar op één kantoor en daarom is het belangrijk om afspraken te maken over de manier waarop je elkaar kunt bereiken in geval van nood. Binnen de meeste teams wordt er afgesproken om elkaar dan te bellen of een Whatsappje te sturen.

Zorg er ook voor dat jouw teamleden hun vragen clusteren zodat je niet om de haverklap gestoord wordt met dringende vragen.

#23 Bespreek je verwachtingen

Bespreek met ieder teamlid wat je verwachtingen zijn en laat jouw teamlid ook uitspreken wat zijn verwachtingen zijn van jou. Dit zorgt voor open en eerlijke communicatie en voorkomt onduidelijkheid.

#24 Werk met een overeenkomst

Zorg er altijd voor dat je op zakelijk gebied alles goed (juridisch) vastlegt. Dat voorkomt problemen met de belastingdienst en problemen met teamleden. Stel dat er bijvoorbeeld onenigheden ontstaan, dan is het belangrijk dat er juridisch is vastgelegd hoe dit aangepakt wordt. Denk bijvoorbeeld aan schending van de geheimhoudingsplicht of het concurrentiebeding.

Kies er niet voor om zomaar een overeenkomst te kopiëren en plakken van anderen, maar laat een overeenkomst opstellen door een zodat het ook volledig aansluit bij jouw wensen en jouw bedrijf.

#25 Schakel een Online Business Manager in als je wilt opschalen

Als je wilt opschalen met je bedrijf en met meerdere teamleden wilt samenwerken, dan is een samenwerking met een Online Business Manager sterk aan te raden. De Online Business Manager managet jouw team en denkt strategisch met je mee. Ook zorgt diegene ervoor dat systemen verder geoptimaliseerd worden, het fundament van je bedrijf stevig staat en projecten of nieuwe diensten worden uitgerold.

Je bedrijf runnen is een vak apart en niet iets waar je je direct mee bezig houdt. Daar ligt ook vaak niet je kracht als ondernemer. En dat snap ik helemaal. Wil je meer informatie over het werken met een compleet team plan dan een afspraak in mijn agenda. Ik bespreek graag wat het Virtuele Regelhuis voor jou kan betekenen.